Thủ tục mua bán nhà đất gồm những giấy tờ gì? Danh sách chi tiết

1. Thủ tục mua bán nhà đất cần những giấy gì

Dưới đây là danh mục giấy tờ nền tảng mà bên bán và bên mua bắt buộc phải chuẩn bị trước khi đến cơ quan công chứng hoặc văn phòng đăng ký đất đai.

1.1. Người bán nhà cần chuẩn bị giấy tờ gì?

Bên bán là chủ sở hữu hiện tại của bất động sản, do đó có nghĩa vụ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp cũng như tư cách pháp nhân thực hiện giao dịch. Các giấy tờ cần chuẩn bị bao gồm:

Giấy tờ pháp lý về nhà đất (Bắt buộc)

• Bản gốc Giấy chứng nhận: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (Sổ đỏ / Sổ hồng).
• Lưu ý: Từ năm 2025, Giấy chứng nhận áp dụng mẫu mới với tên gọi chính thức là "Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất" và có in mã QR trên trang 1.

Giấy tờ nhân thân & Tình trạng hôn nhân của Bên bán

• Căn cước công dân (CCCD) / Hộ chiếu bản gốc còn hiệu lực của tất cả các chủ sở hữu đứng tên trên Sổ.
• Giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân:
• • Nếu nhà đất là tài sản chung vợ chồng: Giấy đăng ký kết hôn. Khi ký hợp đồng mua bán tại Văn phòng công chứng, bắt buộc phải có mặt và chữ ký của cả hai vợ chồng.
  • Nếu nhà đất là tài sản riêng: Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (độc thân) hoặc Bản án/Quyết định ly hôn của Tòa án kèm văn bản thỏa thuận phân chia tài sản (nếu đã ly hôn) để chứng minh quyền định đoạt cá nhân.

Giấy tờ bổ sung cho các trường hợp đặc biệt

• Trường hợp nhà đất do nhận thừa kế: Văn bản khai nhận di sản thừa kế hoặc Văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế đã được công chứng/chứng thực.
• Trường hợp bán qua người đại diện (Ủy quyền): Hợp đồng ủy quyền / Giấy ủy quyền đã được công chứng hợp pháp kèm CCCD/Hộ chiếu của người được ủy quyền.
• Trường hợp nhà đất đang thế chấp Ngân hàng: Văn bản của Ngân hàng (bên nhận thế chấp) về việc đồng ý cho chuyển nhượng hoặc Văn bản/Thông báo giải chấp và xóa đăng ký thế chấp trước khi thực hiện công chứng.
• Trường hợp người bán là Người gốc Việt Nam định cư ở nước ngoài hoặc Cá nhân nước ngoài: Hộ chiếu còn giá trị và giấy tờ chứng minh đủ điều kiện sở hữu/chuyển nhượng nhà ở tại Việt Nam.

Giấy tờ phục vụ kê khai nghĩa vụ tài chính (Thuế TNCN)

• Tờ khai Thuế thu nhập cá nhân: Theo quy định, bên bán có nghĩa vụ nộp thuế TNCN mức 2% trên giá trị chuyển nhượng (trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận bên mua nộp thay).
• Giấy tờ chứng minh thuộc diện MIỄN thuế TNCN (nếu thuộc trường hợp miễn):
• • Giấy tờ chứng minh quan hệ thân thích (Giấy khai sinh, Giấy đăng ký kết hôn...) nếu chuyển nhượng giữa vợ - chồng, cha/mẹ - con, ông/bà - cháu, anh/chị/em ruột.
  • Đơn cam kết tài sản là nhà ở, đất ở duy nhất tại Việt Nam của người chuyển nhượng.

⇒ Xem thêm: Những loại giấy tờ không thể thiếu khi bán nhà để quá trình giao dịch thuận lợi

1.2. Người mua cần chuẩn bị giấy tờ gì?

Đối với bên mua, việc chuẩn bị giấy tờ nhằm mục đích thiết lập quyền sở hữu hợp pháp mới và đứng tên trên Giấy chứng nhận sau khi hoàn tất thủ tục chuyển nhượng. Danh mục hồ sơ bao gồm:

Giấy tờ nhân thân & Tình trạng hôn nhân của Bên mua

• Căn cước công dân (CCCD) / Hộ chiếu bản gốc còn hiệu lực của người mua.
• Giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân:
• • Nếu muốn đứng tên tài sản chung vợ chồng: Giấy đăng ký kết hôn bản gốc. Cả hai vợ chồng có thể cùng có mặt ký hợp đồng công chứng hoặc một người ký đại diện (nếu có văn bản ủy quyền hợp pháp).
  • Nếu muốn đứng tên tài sản riêng: Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (độc thân) hoặc Bản án/Quyết định ly hôn kèm Văn bản thỏa thuận tài sản riêng nếu giao dịch trong thời kỳ hôn nhân.

Giấy tờ phục vụ ký công chứng & Đăng ký biến động (Sang tên)

• Giấy / Hợp đồng đặt cọc bản gốc (nếu hai bên đã lập trước đó) để đối chiếu, làm căn cứ cấn trừ tiền cọc vào tổng giá trị mua bán.
• Phiếu yêu cầu công chứng điền theo mẫu cung cấp tại Văn phòng công chứng.
• Tờ khai Lệ phí trước bạ nhà, đất
• Giấy tờ chứng minh thuộc diện MIỄN lệ phí trước bạ (nếu có): Trường hợp nhận chuyển nhượng từ người có quan hệ thân thích (vợ - chồng; cha/mẹ - con; ông/bà - cháu; anh/chị/em ruột) thì bên mua nộp kèm Giấy khai sinh, Giấy đăng ký kết hôn... để được miễn lệ phí trước bạ (0,5%).

Giấy tờ bổ sung cho các trường hợp đặc biệt

• Trường hợp mua qua người đại diện (Ủy quyền): Hợp đồng ủy quyền đã công chứng hợp pháp kèm CCCD/Hộ chiếu của người được ủy quyền.
• Trường hợp Bên mua là Người gốc Việt Nam định cư ở nước ngoài hoặc Cá nhân nước ngoài:
• • Hộ chiếu còn giá trị sử dụng và có dấu xác nhận nhập cảnh hợp pháp vào Việt Nam.
  • Giấy tờ chứng minh thuộc đối tượng được sở hữu nhà ở/đất ở tại Việt Nam theo quy định của Luật Nhà ở 2023 và Luật Đất đai 2024.
• Trường hợp Bên mua vay Ngân hàng để thanh toán: Hồ sơ chứng minh thu nhập/tài chính và Hợp đồng thế chấp / Văn bản cam kết giải ngân của ngân hàng tài trợ.

2. Danh mục hồ sơ theo từng trường hợp sở hữu cụ thể

Mỗi bất động sản có hình thức sở hữu và nguồn gốc hình thành khác nhau. Việc xác định đúng cấu trúc hồ sơ tương ứng với từng trạng thái pháp lý giúp bạn chuẩn bị chính xác ngay từ đầu, loại bỏ hoàn toàn rủi ro bị trả hồ sơ.

Dưới đây là chi tiết các loại giấy tờ bắt buộc theo 6 nhóm trường hợp sở hữu phổ biến trên thị trường:

2.1. Người mua/người bán là cá nhân độc thân

Trường hợp cá nhân chưa từng kết hôn hoặc đã ly hôn, hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

• Căn cước công dân bản gốc của cá nhân thực hiện giao dịch.
• Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do UBND cấp xã hoặc phường nơi đăng ký hộ khẩu cấp, trong đó ghi rõ mục đích sử dụng là để thực hiện chuyển nhượng hoặc mua nhà đất tại địa chỉ cụ thể. Giấy này có giá trị trong thời hạn 06 tháng kể từ ngày cấp.
• Giấy tờ chứng minh tài sản riêng như Hợp đồng tặng cho riêng, văn bản thừa kế riêng hoặc Bản án ly hôn có hiệu lực pháp luật đã phân chia tài sản (nếu tài sản được hình thành sau ly hôn).

2.2. Người mua/người bán đã kết hôn, tài sản chung vợ chồng

Trường hợp bất động sản được tạo lập trong thời kỳ hôn nhân, pháp luật quy định đây là tài sản thuộc quyền sở hữu chung của hai vợ chồng:

• Thẻ Căn cước công dân bản gốc của cả hai vợ chồng.
• Giấy chứng nhận kết hôn (bản gốc kèm bản sao chứng thực).
• Lưu ý: Trường hợp một trong hai người không thể có mặt trực tiếp tại văn phòng công chứng vào ngày ký hợp đồng, bắt buộc phải chuẩn bị Hợp đồng ủy quyền có công chứng hoặc Văn bản từ chối tài sản chung có công chứng của người còn lại.

2.3. Nhà đất là tài sản riêng của vợ hoặc chồng

Nếu bất động sản được chứng minh là tài sản riêng của một người (do được tặng cho riêng, thừa kế riêng hoặc hình thành từ tài sản riêng trước khi kết hôn):

• Căn cước công dân bản gốc của người sở hữu tài sản riêng.
• Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu riêng như Văn bản thỏa thuận tài sản riêng của vợ chồng có công chứng, Hợp đồng tặng cho riêng hoặc Giấy tờ thừa kế riêng.
• Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân hoặc Giấy chứng nhận kết hôn để làm căn cứ đối chiếu thời điểm hình thành tài sản.

2.4. Nhà đất là tài sản thừa kế

Trường hợp nhà đất được nhận thông qua thừa kế theo pháp luật hoặc thừa kế theo di chúc, trước khi thực hiện mua bán, các bên phải hoàn tất thủ tục nhận di sản:

• Văn bản khai nhận di sản thừa kế hoặc Văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế đã được công chứng và đã hoàn tất đăng ký biến động sang tên các người thừa kế trên Sổ đỏ.
• Giấy chứng tử của người để lại di sản.
• Giấy tờ chứng minh quan hệ nhân thân giữa người để lại di sản và những người thừa kế (Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn, Trích lục hộ tịch).

2.5. Nhà đất có nhiều người cùng sở hữu/sử dụng

Trường hợp tài sản thuộc quyền sở hữu của hộ gia đình hoặc nhiều cá nhân chung nhau (đồng sở hữu):

• Đối với tài sản hộ gia đình: Căn cước công dân của tất cả các thành viên có tên trong sổ hộ khẩu tại thời điểm cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất kèm Văn bản đồng thuận chuyển nhượng nhà đất có công chứng của tất cả thành viên.
• Đối với tài sản đồng sở hữu: Căn cước công dân của tất cả các cá nhân đứng tên trên Giấy chứng nhận. Tất cả các đồng sở hữu phải cùng có mặt ký hợp đồng chuyển nhượng hoặc có Hợp đồng ủy quyền hợp pháp cho một người đại diện.

2.6. Giao dịch thông qua người được ủy quyền

Trường hợp chủ sở hữu không thể trực tiếp tham gia giao dịch do công tác, sức khỏe hoặc đang ở xa:

• Hợp đồng ủy quyền hoặc Văn bản ủy quyền hợp pháp đã được công chứng tại cơ quan công chứng, trong đó phải ghi rõ phạm vi ủy quyền bao gồm quyền đặt cọc, ký hợp đồng chuyển nhượng, nhận tiền và nộp hồ sơ sang tên.
• Thẻ Căn cước công dân bản gốc của người được ủy quyền.
• Bản sao Căn cước công dân và các giấy tờ nhân thân của người ủy quyền để công chứng viên đối chiếu trên hệ thống.

3. Checklist trọn bộ hồ sơ theo các giai đoạn giao dịch

Việc chuẩn bị hồ sơ theo tiến trình giao dịch giúp người mua và người bán chủ động phân loại giấy tờ, tránh mang thiếu những bản gốc quan trọng. Bảng tổng hợp hồ sơ dưới đây giúp bạn chuẩn bị nhanh chóng trước khi ra văn phòng công chứng và cơ quan hành chính.

4. Các lỗi sai thường gặp khiến hồ sơ bị trả về và cách khắc phục

Trong thực tế làm thủ tục hành chính, rất nhiều trường hợp bị cơ quan chức năng từ chối tiếp nhận hồ sơ do mắc phải những sai sót nhỏ nhưng nghiêm trọng về mặt pháp lý. Những điểm nhỏ này thường xuyên gây gián đoạn thủ tục và khiến người dân phải đi lại nhiều lần.

Dưới đây là 5 lỗi sai phổ biến kèm giải pháp khắc phục chi tiết:

4.1. Thông tin trên giấy tờ tùy thân không khớp hồ sơ nhà đất

Số CMND 9 số hoặc 12 số ghi trên Sổ đỏ khác với số trên Căn cước công dân gán chip mới. Trường hợp này cơ quan đăng ký đất đai sẽ từ chối sang tên vì chưa xác minh được sự trùng khớp về chủ thể.

• Cách khắc phục: Bạn cần xin Giấy xác nhận số CMND hoặc CCCD do cơ quan công an cấp, hoặc thực hiện thủ tục cập nhật đính chính thay đổi số giấy tờ tùy thân trên Trang 4 của Sổ đỏ trước khi ký hợp đồng chuyển nhượng.

4.2. Thiếu giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân

Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân bị hết hạn sử dụng. Theo quy định tại Nghị định 123/2015/NĐ-CP, Giấy xác nhận độc thân chỉ có giá trị trong 06 tháng kể từ ngày cấp.

• Cách khắc phục: Chủ tài sản cần chủ động kiểm tra ngày cấp trên giấy xác nhận. Nếu đã quá 06 tháng, bắt buộc phải đến UBND cấp xã xin cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân mới trước ngày hẹn công chứng.

4.3. Thiếu chữ ký/giấy tờ của người đồng sở hữu

Nhà đất đang thế chấp ngân hàng nhưng chưa thực hiện xóa đăng ký thế chấp, hoặc tài sản hộ gia đình thiếu chữ ký của thành viên có tên trong hộ khẩu thời điểm cấp sổ.

• Cách khắc phục: Đối với tài sản thế chấp, chủ nhà phải hoàn tất nghĩa vụ trả nợ và thực hiện thủ tục xóa đăng ký thế chấp tại Văn phòng Đăng ký Đất đai trước khi ký hợp đồng chuyển nhượng. Đối với tài sản hộ gia đình, cần lập văn bản đồng thuận có đầy đủ chữ ký của tất cả thành viên đủ tuổi.

4.4. Hồ sơ thừa kế chưa hoàn tất

Nhà đất của người đã mất nhưng các hàng thừa kế chưa lập Văn bản khai nhận hoặc thỏa thuận phân chia di sản thừa kế mà đã tiến hành nhận cọc bán nhà.

• Cách khắc phục: Các thừa kế phải hoàn thành thủ tục công chứng văn bản khai nhận di sản thừa kế và thực hiện đăng ký sang tên các người thừa kế trên Sổ đỏ tại Văn phòng Đăng ký đất đai trước khi giao dịch với bên mua.

4.5. Văn bản ủy quyền không đủ phạm vi

Văn bản ủy quyền chỉ ghi nội dung ủy quyền quản lý hoặc sử dụng nhà đất mà không ghi rõ quyền được chuyển nhượng, định giá, nhận tiền bán nhà và làm thủ tục sang tên.

• Cách khắc phục: Các bên cần lập lại Hợp đồng ủy quyền tại văn phòng công chứng, trong đó bổ sung đầy đủ và cụ thể từng phạm vi công việc người được ủy quyền đại diện thực hiện.

Trên đây là phần giải đáp của Nhadat247 nhằm giúp độc giả nắm bắt được thủ tục mua bán nhà đất gồm những gì. Việc chuẩn bị chu đáo giấy tờ nhân thân, kiểm tra tính trùng khớp của thông tin và tham khảo dữ liệu minh bạch sẽ giúp bạn hoàn tất giao dịch nhanh chóng, không phải đi lại nhiều lần và yên tâm sở hữu tài sản an toàn cho gia đình.